Check-in Fragen: Der Schlüssel für gute Meetings

In der heutigen Arbeitswelt, die von ständigem Wandel und neuen Herausforderungen geprägt ist, hetzen wir oft von Meeting zu Meeting - ohne Pause, ohne Luft zu holen und in den Gedanken schon bei der nächsten To-Do. Umso wichtiger ist es, dass wir Meetings so gestalten, dass wir wirklich Ankommen und präsent miteinander arbeiten. Um dies zu erreichen, empfiehlt es sich, ein Meeting mit einem Check-In zu starten. Wie genau das geht, weshalb Check-In Fragen zum Start eines Meetings sinnvoll sind und wie du den Check-In effektiv gestalten kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Und bevor wir starten - checke doch selbst mit dieser Check-In Frage ein:
Was möchtest du gern zum Thema “Check-In” aus diesem Artikel für dich mitnehmen? 

Weshalb ist ein Check-In in Meetings wichtig?

Stell dir vor, du betrittst einen Raum voller Menschen, die alle mit ihren eigenen Gedanken beschäftigt sind. Vielleicht hat jemand gerade einen stressigen Vormittag hinter sich, eine andere Person hängt gedanklich noch bei einem Problem aus dem vorherigen Meeting und ein anderes Teammitglied hat wiederum eine großartige Idee zu einem Agenda-Punkt im Kopf und wartet nur darauf, dass das Meeting endlich startet.  

Es gibt jetzt zwei Möglichkeiten, das Meeting zu starten.

Option 1: Ihr fangt einfach an. Es geht direkt mit dem ersten Agenda-Punkt los.

Option 2: Ihr nehmt euch 5-10 Minuten Zeit, um gemeinsam einzuchecken, und alle im Raum erst einmal auf denselben Stand zu bringen und “in das Meeting zu holen”?

Was denkst du, mit welcher Option wird das Meeting insgesamt produktiver?

Meine Erfahrungen sagen mir: mit Option 2 - daher lade ich dich herzlich dazu ein, es selbst einmal auszuprobieren und den Unterschied wahrzunehmen. 

Übrigens mache ich diesen Test immer mit meinen Teilnehmer:innen des Leadership-Programms zusammenWachsen, wenn wir über Meetings sprechen. Gewöhnlich starten wir den Tag immer mit einer “Stillen Minute” (später dazu mehr). An dem Workshop-Tag fange ich aber direkt an. Nach 10 Minuten mache ich einen Break und die meisten melden dann zurück, dass sie kaum zugehört haben und ihnen die “Stille Minute” gefehlt hat, um sich zu fokussieren und auf das Kommende einzulassen. 

Damit kommen wir auch direkt zu den Vorteilen von Check-In in Meetings. 

Warum Check-In in Meetings? 

Ein Check-In unterstützt die Teilnehmer:innen sowohl physisch als auch mental im Meeting anzukommen und schafft einen gewissen Rahmen für die gemeinsame Zusammenarbeit.

1. Erhöhung der Transparenz: Durch den Check-In können die Stimmungen der einzelnen Teilnehmer:innen geteilt und somit eine gewisse Transparenz hergestellt werden. Dies vermindert wiederum den Interpretationsspielraum im Verlauf des Meetings. Wenn ich nämlich zum Beispiel weiß, dass ein Vater im Meeting besorgt ist, weil das Kind zu Hause krank ist, kann ich den ständigen Blick aufs Handy gleich viel besser einordnen. 
2. Stärkung des Teamgefühls: Durch persönliche Einblicke lernen sich Teammitglieder besser kennen - dies schafft wiederum Vertrauen, was für eine gute Zusammenarbeit essentiell ist. 
3. Förderung der Partizipation: Eine Check In Frage zu Beginn ist wie ein Icebreaker. So hat sich jede:r Teilnehmer:in schon einmal zu Wort gemeldet und mit der Gruppe verbunden.
4. Fokus auf das Wesentliche: Ein gut geplanter Check-in sorgt dafür, dass alle Teilnehmer:innen bewusst ins Meeting starten und sich dann auch mental darauf einlassen können. Dies erhöht die Präsenz und den Fokus. 

Welche Arten von einem Check-In gibt es?

Vermutlich denkst du sofort an eine Check-In-Frage, das ist nämlich die Art und Weise, wie wir meistens in Meetings einchecken. Bevor ich dazu noch mehr sage, möchte ich dir noch zwei andere Möglichkeiten vorstellen.

1. Stille Minute

Eine stille Minute ist eine hervorragende Möglichkeit, um den Teilnehmern:innen Zeit zu geben, ihre Gedanken zu sammeln und sich auf das Meeting einzustellen. In dieser Minute können die Teammitglieder reflektieren, was sie in das Meeting einbringen möchten oder welche Themen ihnen am Herzen liegen. Diese kurze Auszeit fördert die Achtsamkeit und hilft, den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

Ihr könnt danach direkt starten oder noch eine kurze Check-In Frage beantworten. Der Vorteil dieses Check-Ins ist definitiv, dass ihr nicht mehr als 3 Minuten braucht - und das unabhängig davon, wie groß die Gruppe ist. 

2. Visueller Check-In

Vor allem in großen Teams oder Gruppen höre ich oft das Argument, dass ein Check-In zu lange dauert. Und ja, ich kann verstehen, dass ein Check-In nicht länger als 5 Minuten gehen soll, wenn es ein regelmäßiges 50 Minuten-Meeting ist.

Das muss aber nicht bedeuten, dass ihr auf den Check-In verzichtet. Um quasi synchron einzuchecken und gleichzeitig ein Bild für das gesamte Team zu bekommen, bietet sich ein visueller Check-In ein. Hiefür nutzt man visuelle Hilfsmittel wie ein Stimmungsbarometer oder eine Skala von 1 bis 5, um die aktuelle Stimmung im Team abzufragen. Jede Person kann die eigene Stimmung durch das Heben von Fingern oder durch das Platzieren eines Symbols (z.B. Post-it) an einer entsprechenden Stelle anzeigen. 

3. Check-In Fragen

Damit kommen wir nun zu der Art des Check-Ins, den die meisten Teams praktizieren: den Check-In Fragen. Hierbei beantworten alle Teammitglieder eine bestimmte Frage. Je nach Fragestellung kann ein anderer Fokus gesetzt werden:

1. Inhaltliche Check-in-Fragen

Hierbei liegt der Fokus auf dem Meeting selbst und der aktuellen Aufgabe der Teammitglieder. Beispiele für Fragen könnten sein:

• Was erwartest du heute von dem Meeting? 
• Gibt es eine aktuelle Herausforderung oder einen Erfolg, den du mit uns teilen möchtest?

2. Check-In-Fragen zur Stimmung

Dieser Check-In hilft euch, ein Gefühl für die Stimmungen im Raum zu bekommen. Vor allem bei virtuellen oder hybriden Meetings bieten sich diese Check-In-Fragen an, da durch das digitale Setting die Wahrnehmung von Stimmungen eingeschränkt ist.

• Wie geht es dir heute?
•  Connecting: Wie geht es dir gerade? Was beschäftigt dich? – Erzähle 2 Minuten.*
• Wie ist gerade dein Energielevel auf einer Skala von 0 bis 10? 

3. Persönliche Check-in-Fragen

Dieser Ansatz fördert den persönlichen Austausch innerhalb des Teams und stärkt vor allem die Beziehungen.

• Was hat dich in letzter Zeit besonders inspiriert?* 
• Was hast du in letzter Zeit Neues gelernt?*
• Was war eine schöne Situation, die du mit dem Team erlebt hast?*
• Was war eine wichtige Erkenntnis in letzter Zeit für dich?*
• Was war ein besonders schöner Urlaubsmoment für dich?* (vor allem nach der Sommer-Urlaubszeit gut geeignet)

* diese Fragen stammen aus meinem Teamkarten-Set “zusammenWachsen” - hier findest du noch mehr Fragen-Inspirationen für Check-Ins, Teamreflektionen, AfterWorks u.ä.

4. Kreative Check-in-Fragen

Um kreative Denkprozesse anzuregen und das Meeting ein wenig aufzulockern, kannst du auch ungewöhnliche Check-In-Fragen stellen:

• Wenn du ein Tier wärst, welches wärst du und warum?
• Welches Lied beschreibt deinen aktuellen Gemütszustand?
• Wenn du eine Farbe wärst, welche wärst du und warum? 

Aber Achtung: Dieser Check-In sollte nicht genutzt werden, wenn “irgendwas in der Luft hängt”, denn das könnte als ein Ignorieren von Spannungen angesehen werden. 

Worauf solltest du bei einem Check-In achten?

Ein Meeting-Check-in kann ganz unterschiedlich gestaltet werden – je nach Teamkultur und Zielsetzung. Hier sind ein paar Tipps, die du beachten solltest:

1. Einladung zum Check-In: 

Wenn ihr zum ersten Mal einen Check-In im Meeting ausprobiert, ist es wichtig, dass du alle Teilnehmer:innen dazu abholst. Erläutere, weshalb der Check-In aus deinen Augen Sinn macht. Ich empfehle Führungskräften immer, dass sie ihren Teams vorschlagen können, dass man den Check-In in den nächsten vier Meetings einmal ausprobiert und danach gemeinsam reflektiert, um dann zu entscheiden, ob dieses neue Ritual fortgeführt wird. So werden Menschen, die vielleicht anfangs skeptisch sind, eingeladen, mitzumachen. Gleichzeitig erhalten sie damit die Chance, nach der “Probezeit” ihr Veto einzulegen. Darüber hinaus solltest du bei der Einführung erläutern, dass Freiwilligkeit besteht und dass jede:r für sich persönlich entscheiden kann, wie viel er/sie mit dem Team teilen möchte.

2. Vorbereitung 

Überlege dir im Vorfeld, wie du einsteigen möchtest und welche Check-In-Frage du ggf. nutzt. Beachte dabei eure Teamkultur. Manche Fragen sind eher für Teams geeignet, bei denen das Vertrauen und die Offenheit schon sehr stark ausgeprägt sind. 

3. Timeboxing:

Ich höre oft die Sorge, dass durch den Check-In zu viel Zeit verloren geht. Bei einem guten Check-In trifft das Gegenteil zu, da durch diesen Einstieg die Präsenz im Meeting erhöht wird und das Team somit produktiv und kreativ zusammenarbeiten kann. Jedoch solltest du unbedingt auf das Zeitmanagement achten. Nutze vor allem zu Beginn ein Timeboxing. Das heißt, dass ihr eine Zeit, z.B. 1 Minute, für die Beantwortung der Check-In-Frage pro Teilnehmer:in festlegt. Wenn dies vorher transparent kommuniziert wird, kannst du die Person, die doch überzieht, nett und charmant unterbrechen.

4. Ablauf des Check-Ins:

Legt gemeinsam fest, wie der Check-In ablaufen soll, falls ihr mit einer Frage eincheckt. So verliert ihr bei der Durchführung keine Zeit und die Runde verläuft fließend. Es gibt hier drei Möglichkeiten.

• Die Frage wird von den Teilnehmer:innen der Reihe nach beantwortet. Wenn ihr virtuell zusammenarbeitet, müsstet ihr vorher eine Reihenfolge festlegen.
• Eine Person startet und nominiert dann die nächste. Diese Art eignet sich vor allem bei virtuellen Meetings.
• Jede:r antwortet, wenn er/sie bereit ist. Hier kann ein Check-In manchmal ein wenig mehr Zeit in Anspruch nehmen, da auch einmal kurze Pausen entstehen. Dafür ist er besonders achtsam. 

Fazit: Mit dem Check-In im Meeting durchstarten

Ein effektiver Check-in in Meetings kann Wunder wirken – sowohl für die Kommunikation als auch für die Beziehungen im Team. Indem du regelmäßig Zeit für diesen Austausch einplanst und kreative sowie persönliche Fragen stellst, schaffst du eine positive Meeting-Kultur.

Also schnapp dir deine nächste Agenda und plane einen inspirierenden Check-In ein. Und wenn du erfahren möchtest, wie du nach dem Check-In mit dem Meeting effektiv und produktiv weiter machen kannst, solltest du definitiv in diesen Artikel "Meeting-Regeln: 7 goldene Regeln für effiziente Besprechungen" reinlesen.

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