Die Kunst der Meetingkultur – gemeinsam Meetings verbessern

In der heutigen Arbeitswelt, in der wir ständig zwischen Zoom-Calls, Slack-Nachrichten und E-Mails jonglieren, ist die Meetingkultur zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Teams und Unternehmen geworden. Doch was genau bedeutet Meetingkultur? Warum sind produktive Meetings so wichtig? Und wie kann eine nachhaltige Meetingkultur implementiert und Meetings verbessert werden? 

In diesem Artikel werfen wir gemeinsam einen Blick auf diese Fragen und ich gebe dir wertvolle Tipps, um eure Meetingkultur zu verbessern.

Was bedeutet Meetingkultur?

Mal ganz ehrlich, wenn die meisten an Meetings denken, kommen sofort die Worte “ineffizient, zu viele und frustrierend” in den Kopf - habe ich Recht?

Dies bestätigt auch die internationale Studie “State of Work Report 2023” des Chatanbieters Slacks. Die Befragten aus Deutschland gaben im Schnitt an, dass sie lediglich etwas mehr als die Hälfte ihrer Meetings (53,4 Prozent) als “gute Nutzung der Arbeitszeit” ansehen. Dabei wurden 36,5 Prozent der Meetings als unnötig eingestuft. Es ist also dringend Zeit, die eigene Meetingkultur mehr in den Blick zu nehmen. 

Meetingkultur beschreibt die Art und Weise, wie Meetings in einer Organisation durchgeführt werden. Sie umfasst alles von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung von Meetings. 

Dabei kann die Meetingkultur aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet werden:

1. aus der Makroperspektive: Welches grundlegende Verständnis zu Meetings herrscht in der Organisation? Wie geht man mit Meetings um?
2. aus der Mikroperspektive: Wie werden Meetings konkret durchgeführt und von den Teilnehmenden gestaltet?

Beide Aspekte wirken zusammen und müssen in ihrem Zusammenspiel betrachtet werden.

Ich möchte hierfür ein Beispiel geben:
Solange in der Organisation unbewusst der Glaubenssatz “Wer viele Meetings hat, ist wichtig.” herrscht, wird die Anzahl der Meetings vermutlich nicht abnehmen, trotz einer reflektierten Meetingpraxis.  

Wir können dabei die Meetingkultur als einen Spiegel der Zusammenarbeit in der Organisation ansehen: Wie wird miteinander geredet? Welche Erwartungen werden einander gestellt? Welche Hierarchien gibt es? Wie zieht man sich gegenseitig zur Verantwortung? 

Weshalb ist eine gute Meetingkultur wichtig?

Eine gute Meetingkultur hat zahlreiche Vorteile:

1. Effizienz: Wenn Meetings gut strukturiert sind, sparen Organisationen Zeit und Ressourcen. Wie oben schon angesprochen, werden nur ungefähr die Hälfte der Meetings als gut genutzt angesehen. Effiziente Meetings könnten diese Zahl erheblich erhöhen.
2. Wohlbefinden: Wenn Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass ihre Zeit respektiert wird und ihre Meinungen gehört werden, fühlen sie sich wertgeschätzt. Dies wirkt sich auf die Zufriedenheit, die Motivation und letztendlich auch auf die Performance aus. 
3. Kreativität und Innovation: Ein offenes Umfeld fördert kreative Ideen. Wenn Mitarbeiter:innen die Chance haben, ihre eigenen Ideen einzubringen, entstehen oft innovative Lösungen für bestehende Probleme.
4. Teamzusammenhalt: Gut geführte Meetings stärken die Beziehungen, z.B. durch ein gemeinsames Ankommen bei einer Check-In Runde.  Darüber hinaus sollte es auch Meetings geben, die konkret die Beziehungen im Team in den Blick nehmen, z.B. Retrospektiven. Mehr dazu in dem Artikel zu Meetingformaten. 

Demnach zahlt eine positive Meetingkultur auf eine gute Kommunikationskultur, eine wertschätzende Zusammenarbeit und eine bessere Teamleistung ein. Im Gegensatz dazu kann eine negative Meetingkultur zu Frustration, Zeitverschwendung und einer sinkenden Motivation führen.

Was zeichnet eine gute Meetingkultur aus?

Wie kann eine nachhaltige Meetingkultur in der Organisation implementiert werden?

Für eine nachhaltige Veränderung der Meetingkultur braucht es zwei Ebenen:

1. die Veränderung der Unternehmenskultur
2. die Veränderung der konkreten Meetingpraxis 

Beim ersten Aspekt ist eine ganzheitliche Sicht und Reflexion in der Organisation wichtig, z.B.:

• Wie werden Meetings in der Organisation bewertet/angesehen?
• Gibt es klare Rahmen für Meetings?
• Werden Mitarbeiter:innen hinsichtlich ihrer Meeting-Skills, z.B. Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten, geschult? 

Darüber hinaus haben Führungskräfte einen großen Einfluss durch die eigene Meetingpraxis:

• Leben sie die Meetingregeln der Organisation selbst vor?
• Sagen sie z.B. selbst Meetings ab oder bereiten sie ihre Meetings entsprechend vor?
• Schaffen sie einen Raum von Offenheit und Vertrauen im Team?
• Halten sie ihr Team dazu an, das eigene Meetingverhalten zu reflektieren? 

Fazit: Auf dem Weg zur optimalen Meetingkultur

Eine positive Meetingkultur ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens – insbesondere in Zeiten des Wandels wie beim Neuen Führen oder New Work. Indem Führungskräfte aktiv an ihrer eigenen Meetingkultur arbeiten und diese kontinuierlich verbessern, können sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch das Engagement ihrer Mitarbeiter:innen fördern.

Wichtig: Ein Meeting sollte kein notwendiges Übel sein - sondern ein Ort für Kreativität und gute Zusammenarbeit sein. Und es darf auch Spaß machen. 

Um als Führungskraft die eigene Meetingkultur mit dem Team zu reflektieren, habe ich einen ausführlichen 0€ Meeting-Guide für dich erstellt. 

Mit dem Meetingguide…

• erhältst du eine Reflexionshilfe für eure Meetingkultur, um Zeit und Ressourcen zu sparen und nur noch effiziente Meetings mit einem klaren Ziel zu führen;
• bist du dir der Stellschrauben bei der Planung und Durchführung von Meetings bewusst und setzt sie gezielt ein
• erhältst du einen Ablaufplan, um ein effizientes Team-Meeting zu moderieren